Mã gtin là gì, mã số thương phẩm toàn cầu (gtin) là gì

     

Thương phẩm được định nghĩa là bất cứ vật phẩm nào (sản phẩm hoặc dịch vụ)mà có nhu cầu truy nhập các thông tin đã định trước về nó và cái đó có thể là giá cả, đơn hàng hoặc hóa đơn tại bất kỳ điểm nào trong dây chuyền cung cấp. Định nghĩa này bao trùm cả nguyên liệu cho đến tận sản phẩm dùng cuối cùng và cũng bao gồm cả các dịch vụ, tất cả chúng đều có các đặc tính được xác định từ trước.

Bạn đang xem: Mã gtin là gì, mã số thương phẩm toàn cầu (gtin) là gì

Thương phẩm được ghi mã số bằng GTIN dùng bốn cấu trúc dữ liệu: GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 và GTIN-14. Việc lựa chọn cấu trúc dữ liệu phụ thuộc vào bản chất thương phẩm và nội dung của các ứng dụng của người dùng.

Ứng dụng chủ yếu của hệ thống GS1 là phân định vật phẩm dự định sẽ quét ở điểm bán lẻ tức là thương phẩm bán lẻ. Chúng sẽ được phân định bằng các mã số GTIN-13 hoặc GTIN-12. Nếu chúng là rất nhỏ thì dùng mã số GTIN-8 (hoặc GTIN-12 nén số không).

Kể từ tháng 1-2005,người dùng Bắc Mỹ đã chấp nhận mã số phân định GTIN-13 và mã vạch EAN-13. Trước đó các công ty bán hàng hóa tại các thị trường Mỹ và Canada được yêu cầu dùng cấu trúc dữ liệu GTIN-12 thể hiện bằng mã vạch UPC-A hoặc UPC-E.

Thương phẩm có thể được bán với các số đo khác nhau gọi là thương phẩm có số đo thay đổi, ví dụ rau quả được đóng gói sẵn hoặc sản phẩm thịt được bán theo trọng lượng, những thương phẩm như vậy sẽ áp dụng quy tắc cụ thể mô tả trong phần 9, Các thương phẩm số đo thay đổi.Những quy tắc cụ thể cũng áp dụng riêng cho sách, xuất bản phẩm nhiều kỳ hoặc các sản phẩm không bán trong các môi trường mở. Những trường hợp riêng này được xử lý trong phần 10, Các trường hợp cụ thể..

Các thương phẩm không bán ở các điểm bán lẻ có thể được bao gói theo nhiều cách khác nhau ví dụ hộp bìa cứng, palet có bọc hay quấn băng, khay bao phim, khay đựng chai…

Những thương phẩm này được phân định theo các cách khác nhau:

■ Bằng cách cấp một mã số GTIN-13 hoặc GTIN-12 riêng.

■ Hoặc cách khác bằng cách cấp một mã số GTIN-14. Mã số này được tạo ra bằng cách lấy mã số đã cấp cho thương phẩm chứa bên trong và thêm vào đằng trước mã số này một chỉ số có giá trị từ 1 đến 8. Giải pháp này chỉ áp dụng cho nhóm thương phẩm tiêu chuẩn đồng nhất, trong đó tất cả các thương phẩm chứa trong nhóm là giống nhau hoàn toàn.

Hình 31 Ví dụ về mã số GTIN

*

Chú thích: Các ví dụ này cho thấy cả hai giải pháp ghi mã số.

3.1.Các cấu trúc mã số GTIN

Có bốn cấu trúc mã số cho GTIN. Chúng được mô tả dưới đây.

*

3.1.1.Tiếp đầu tố công ty GS1

Hai hoặc ba chữ số đầu tiên N1, N2, N3 là tiếp đầu tố GS1 được Văn phòng GS1 toàn cầu cấp cho tổ chức thành viên GS1. Nó không có nghĩa rằng thương phẩm này được sản xuất hoặc phân phối trong đất nước mà tiếp đầu tố được cấp. Tiếp đầu tố GS1 chỉ cho thấy tổ chức thành viên đã cấp mã số công ty.

Tiếp đầu tố công ty UPC là một bộ con của tiếp đầu tố công ty GS1.

Mã số công ty GS1 tiếp sau tiếp đầu tố GS1 được tổ chức thành viên GS1 cấp.

Tiếp đầu tố GS1 và mã số công ty tạo thành tiếp đầu tố công ty. Nói chung, nó bao gồm từ 6 đến 10 chữ số tùy theo nhu cầu của công ty.

3.1.2.Số tham chiếu vật phẩm

Số tham chiếu vật phẩm bao gồm 1 đến 6 chữ số. Nó là một số không có nghĩa, nghĩa là mỗi số riêng rẽ trongđó không liên quan đến việc phân loại hay bất kỳ thông tin cụ thể nào.

Cách đơn giản nhất để cấp số tham chiếu vật phẩm là theo thứ tự nghĩa là 000, 001, 002, 003 …

3.1.3.Số kiểm tra

Số kiểm tra là chữ số cuối cùng (tận cùng bên phải) của GTIN. Nó được tính từ tất cả các chữ số khác của mã số, mục đích là để đảm bảo rằng mã vạch đã được quét chính xác hoặc mã số được tổ hợp đúng đắn.

3.1.4.Chỉ số

Nó chỉ được sử dụng trong cấu trúc dữ liệu GTIN-14. Nó nhận giá trị từ 1 đến 8 đối với các thương phẩm có số lượng cố định. Giá trị 9 dược dùng riêng cho các thương phẩm có số lượng thay đổi. (xem phần 9, Thương phẩm có số đo thay dổi) và giá trị 0 được coi là một chữ số chèn, không làm thay đổi bản thân mã số.

Cách đơn giản nhất để cấp chỉ số là theo thứ tự nghĩa là 1, 2, 3,… cho mỗi nhóm đơn vị thương phẩm.

Quan trọng: Mã số này phải dùng như là một tổng thể. Không được xử lý dữ liệu dựa trên bất kỳ phần nào của một GTIN.

Do mỗi tổ chức thành viên viết:

Cấu trúc địa phương của tiếp đầu tố công ty GS1 và số tham chiếu vật phẩm.

3.2. Ai chịu trách nhiệm đánh mã số thương phẩm?

3.2.1. Quy tắc chung

Chủ thương hiệu, tổ chức sở hữu quy định kỹ thuật của sản phẩm bất kể chúng được chế tạo tại đâu và bởi ai, thông thường chịu trách nhiệm cấp GTIN. Khi gia nhập tổ chức thành viên GS1 chủ thương hiệu nhận được một tiếp đầu tố công ty GS1 để dùng riêng cho công ty mà nó đã được cấp. Tiếp đầu tố công ty GS1 không được phép bán, cho thuê hoặc cho toàn bộ hoặc một phần cho một công ty nào khác sử dụng. Vì vậy chủ thương hiệu phải là:

Nhà chế tạo hoặc nhà cung cấp: Nếu công ty tự mình chế tạo sản phẩm hoặc giao nó cho người khác chế tạo tại bất kỳ nước nào khác và bán nó với tên thương hiệu của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.

Nhà nhập khẩu hoặc người bán xỉ: Nếu nhà nhập khẩu hoặc người bán xỉ giao sản phẩm cho người khác chế tạo tại một nước nào đó và bán nó với tên thương hiệu thuộc công ty này. Nếu nhà nhập khẩu hoặc người bán xỉ thay đổi sản phẩm (ví dụ thay đổi bao bì của hàng hóa).

Nhà bán lẻ: Nếu nhà bán lẻ giao sản phẩm cho người khác chế tạo tại một nước nào đó và bán nó với tên thương hiệu thuộc nhà bán lẻ.

3.2.2. Các ngoại lệ

■ Nếu vật phẩm chưa được cấp GTIN tại nguồn, thì nhà nhập khẩu hoặc người trung gian có thể cấp GTIN tạm thời cho nó theo yêu cầu của khách hàng. Nhưng tốt hơn hết là nhà sản xuất cấp mã số này. Mặt khác, nhà bán lẻ có thể cấp một mã số nội bộ cho một vật phẩm mà nó chưa có GTIN, để sử dụng trong phạm vi cửa hàng. Phương pháp này được mô tả trong phần nói về công ty đánh mã số nội bộ, và có trong phần 10, những trường hợp đặc biệt.

■ Các vật phẩm không thương hiệu, là các vật phẩm không có tên thương hiệu hoặc các vật phẩm nói chung chưa có nhãn riêng được cấp GTIN bởi nhà sản xuất. Do các nhà sản xuất khác nhau có thể cung cấp các vật phẩm giống hệt nhau cho người tiêu dùng, có thể sảy ra trường hợp các sản phẩm giống hệt nhau lại có GTIN khác nhau. Các công ty buôn bán vật phẩm này cần tổ chức các ứng dụng máy tính của họ (ví dụ bổ sung các chương trình) để đối phó với tình hình này. Các ví dụ về các vật phẩm đôi khi không có nhãn như tấm vữa (lợp nhà), nến, cốc thủy tinh…

Quan trọng: Một số công ty sản xuất cùng một sản phẩm tại một số nước hoặc trong một số xưởng. Trong trường hợp này GTIN cần được cấp một cách tập trung và quản lý bởi một trong những công ty trong nhóm hoặc một trong những phương tiện sản xuất của họ..

3.3.Phải xem xét những gì khi đánh mã số thương phẩm?

Mỗi khi tính chất của một thương phẩm thay đổi liên quan tới quá trình kinh doanh thì cần phải có một GTIN đơn nhất riêng biệt. Điều này có nghĩa là mỗi một biến thể phải được cấp một mã số khác nhau, mỗi khi biến thể đó xuất hiện và có ý nghĩa với bất kỳ đối tác nào trong dây chuyền cung cấp, đối với người bán lẻ hoặc người tiêu dùng cuối cùng.

Xem thêm: Tết 2017 Là Tết Con Gì ? 30 Tết, Mùng 1 Tết 2017 Là Ngày Nào Dương Lịch

Trong mỗi ngành công nghiệp,việc hiểu như thế nào là một biến thể xuất hiện và có ý nghĩa là rất khác nhau. Vì vậy cần phải chú ý tới các quy tắc sau đây.

Các đặc trưng cơ bản của một thương phẩm là:

■ Tên sản phẩm, thương hiệu sản phẩm và mô tả sản phẩm

■ Loại thương phẩm và biến thể

■ Số lượng tịnh của sản phẩm

■ Nếu thương phẩm thuộc loại nhóm thì số lượng thương phẩm cơ bản chứa bên trong, và số phần nhỏ của nó trong các đơn vị bao gói nhỏ, bản chất của nhóm (hộp bìa, pa-let, pa-let hộp, pa-let phẳng…)

Danh sách này vẫn chưa phải là đầy đủ.

Công ty chịu trách nhiệm cấp mã số cần phải bảo đảm rằng mối thương phẩm tương ứng với một và chỉ một mã số. Mỗi khi đã được quyết định rồi thì GTIN của thương phẩm này không được thay đổi chừng nào mà tính chất của thương phẩm chưa thay đổi.

Sự thay đổi của một trong những yếu tố cơ bản của đặc tính thương phẩm dẫn tới, nói chung là, việc cấp một GTIN mới. Ví dụ:

■ Cấp một GTIN mới: khối lượng tịnh của nước khoáng tăng từ 0,25 lit lên 0,33 lit;

■ Giữ nguyên GTIN: màu của nhãn chai nước quả đổi từ màu hồng nhạt sang màu hồng đậm.

Nói chung, đối với những sản phẩm mà thời hạn dùng là quan trọng, thương phẩm khác đi đòi hỏi phải thay đổi mã số. Ví dụ các loại rượu vang nho, các lần xuất bản kế tiếp của bản đồ chỉ đường, sách chỉ dẫn hàng năm, sách nhật ký… Tất cả chúng đều tạo ra những thương phẩm mới.

Nếu một GTIN mới được cấp cho một vật phẩm thì GTIN cấp cho bất kỳ nhóm nào chứa vật phẩm đó cũng phải thay đổi.

Nhưng chú ý rằng:

■ Giá cả không liên quan đến việc thay đổi GTIN, trừ khi giá được in trực tiếp trên thương phẩm.

■ Luật pháp quốc gia, liên bang hoặc địa phương có thể áp dụng và được ưu tiên hơn so với các quy tắc này. Ví dụ, ở một số ngành công nghiệp, chẳng hạn y tế, các điều luật hoặc các quy định khác có thể nói rằng bất kỳ thay đổi nào đối với thương phẩm đều đòi hỏi phải có GTIN mới.

Quy tắc chi tiết về cấp GTIN trong các tình huống khác nhau có thể tìm thấy ở website www.gs1.cdspninhthuan.edu.vn/gtinrules. Nó cũng cho biết lý do chi tiết và những hậu quả khi không theo quy tắc này.

3.3.1.Hình dáng bao bì

Một bao gói thương phẩm có thể được chứa trong một bao gói thương phẩm khác. Mỗi cấp độ bao gói thương phẩm phải có GTIN-13, GTIN-8 hoặc GTIN-14 của nó chủ yếu phụ thuộc vào nó có phải là thương phẩm bán lẻ hay không. Các công ty phải xem xét các kênh mà sản phẩm được bán và các yêu cầu là gì. Cây ra quyết định dưới đây có thể trợ giúp.

Hình 32 Cây ra quyết định đơn giản để lựa chọn GTIN 

*

Hình 33 Ví dụ về đánh mã số GTIN

*

3.3.2.Sử dụng GTIN

Dù thương phẩm được bán ở nước nào, GTIN của nó vẫn có giá trị. Chúng không phụ thuộc vào giá cả và phương pháp cung cấp.

GTIN là một mã số xuất hiện trong ca-ta –log, tờ rơi sản phẩm, danh mục giá và trong các tài liệu và thông điệp trao đổi để mua bán ( đơn hàng, chỉ dẫn giao hàng và hóa đơn).

Một GTIN cũng có thể được cấp cho các dịch vụ có thể thanh toán như tính tiền vận chuyển hoặc lưu kho…

3.3.3.Các thương phẩm được định giá trước

Việc định giá trước không được khuyến khích vì nó gây ra những phức tạp cho việc duy trì một tệp thương phẩm suốt trong dây chuyền cung cấp. Nhưng nếu giá được ghi trên thương phẩm, thì GTIN của thương phẩm phải thay đổi khi giá ghi trên thương phẩm thay đổi (không kể thương phẩm có số đo thay đổi, khi đó sẽ áp dụng quy tắc khác).

Chú thích: Xem phần 9, Thương phẩm số đo thay đổi, để có thông tin về thương phẩm số đo thay đổi.

3.4.Nếu trạng thái (vị thế) pháp lý của chủ sở hữu thương hiệu thay đổi?

Mặc dầu các luật lệ quốc gia, liên bang hoặc địa phương có thể áp dụng và ưu tiên hơn so với các quy tắc này, cần theo sát những hướng dẫn dưới đây mỗi khi chúng tương thích với luật địa phương.

Quan trọng: Nếu một công ty thay đổi trạng thái pháp lý, hoặc “chủ” tiếp đầu tố công ty GS1 thay đổi, do sát nhập (acqiure) hoặc liên kết (merger), thì tổ chức thành viên phải được thông báo trong thời hạn 1 năm.

3.4.1. Sát nhập hoặc liên kết

Tổ chức thành viên phải được thông báo về sát nhập hoặc liên kết trong thời hạn 1 năm. Quy tắc về sát nhập hoặc liên kết là công ty sát nhập được sở hữu mã số của công ty cũ.

Các sản phẩm mà công ty bị sát nhập sản xuất dưới tiếp đầu tố công ty GS1 của nó có thể vẫn tiếp tục sản xuất sử dụng cùng một tiếp đầu tố sau khi sát nhập, bới vì công ty sát nhập đang kiểm soát tiếp đầu tố công ty GS1 của công ty bị sát nhập. Nếu mong muốn, công ty sát nhập có thể ghi nhãn tất cả các sản phẩm bị sát nhập với tiếp đầu tố công ty GS1 hiện tại. Điều quan trọng là các đối tác thương mại được thông báo mọi thay đổi đúng lúc, không bị nhấn mạnh quá mức.

3.4.2.Mua một phần

Nếu một công ty mua một phân xưởng của một công ty mà tiếp đầu tố công ty GS1 của nó được dùng trong phân xưởng không mua thì công ty mua phải thay đổi GTIN cho các sản phẩm trong phân xưởng mua, cũng như là các GLN, trong thời hạn 1 năm.

Các quy tắc liên quan đến sử dụng GTIN của người bán và các chìa khóa phân định GS1 khác cần được xem xét trong khi soạn thảo hợp đồng mua bán.

Trong thời gian sớm nhất có thể, người mua phải thực hiện từng bước các mã số mới trong phạm vi mã số của họ cho các vật phẩm mà tên thương hiệu của nó đã bị sát nhập vào. Người mua có thể làm việc này, ví dụ, khi bao bì được thiết kế lại hoặc in lại.

3.4.3.Chia tách hoặc tái sát nhập

Khi một công ty bị chia tách thành hai hoặc nhiều công ty riêng rẽ thì tiếp đầu tố công ty GS1 đã được cấp sẽ được chuyển giao cho một và chỉ một trong các công ty mới. Các công ty chưa có tiếp đầu tố công ty GS1 phải nộp đơn cho tổ chức thành viên để có được tiếp đầu tố mới. Quyết định về công ty con nào nhận số mới, công ty con nào nhận số cũ cần thực hiện làm sao để việc thay đổi các GTIN là tối thiểu. Quyết định này phải là một phần của bản thỏa thuận pháp lý thiết lập các công ty mới.

Không cần thiết phải đánh mã số lại các vật phẩm tồn kho. Nhưng khi một công ty được tái sát nhập có các thương phẩm được đánh mã số từ tiếp đầu tố của công ty đã bị bán đi, thì nó phải được đánh mã số các vật phẩm đó với mã số công ty họ sở hữu ngay khi nào nhãn hoặc bao bì mới được sản xuất. Khách hàng cần được thông báo trước những thay đổi như vậy.

Các công ty tái sát nhập giữ lại tiếp đầu tố công ty GS1 cần phải lưu trữ hồ sơ của các GTIN được tạo từ tiếp đầu tố của họ đã cấp cho các vật phẩm mà không thuộc họ nữa. Họ không được dùng lại những GTIN này sau thời hạn ít nhất là 4 năm sau khi công ty công ty chia tách đã thôi không cung cấp sản phẩm được phân định bởi GTIN này. Công ty được sở hữu tiếp đầu tố công ty cũ phải buộc công ty không được sở hữu không được dùng tiếp đầu tố cũ. Điều này đặc biệt quan trọng liên quan đến thời hạn các sản phẩm thôi không được cung cấp với GTIN cũ và họ phải bảo đảm thời hạn mà GTIN sẽ được thay đổi.

3.5.Thời hạn dùng lại một GTIN

Một GTIN đã cấp cho một thương phẩm bị hủy không được phép dùng lại cho thương phẩm khác tối thiểu là 48 tháng sau khi:

■ Hạn kết thúc của thương phẩm cuối cùng được sản xuất với mã số đó

hoặc-

■ Thương phẩm cuối cùng được sản xuất với mã số đó đã cung cấp cho khách hàng. Trong trường hợp quần áo thời hạn này được giảm xuống còn 30 tháng.Chủ thương hiệu phải cân nhắc thời hạn dài hơn phụ thuộc vào loại hàng hóa hoặc khung khổ pháp luật.Ví dụ, những xà dầm thép có thể được bảo quản nhiều năm trước khi đưa vào dây chuyền cung cấp, và cần phải cân nhắc để đảm bảo sao cho GTIN đó không được dùng lại sau thời hạn cần thiết. Một ví dụ khác, một sản phẩm rất đặc biệt của ngành y tế như thuốc kê đơn, mô cấy…công ty cấp phải đảm bảo rằng GTIN đã cấp không được cấp lại sau một khoảng thời gian đáng kể sau đời sống của sản phẩm hoặc sau khi kết thúc điều trị.


Chuyên mục: Tài liệu